In het bestuur is het besluit genomen om voor iedere vrijwilliger die hiervoor in aanmerking komt een “Verklaring Omtrent het Gedrag”(VOG) aan te vragen. Dit om de volgende redenen: 

1. Preventieve werking om seksuele intimidatie te voorkomen
2. Zelfreinigende werking

Om aan de eisen van het NOC*NSF te voldoen om in aanmerking te komen voor de gratis VOG, hebben wij de volgende maatregelen genomen:

• De gedragsregels van het NOC*NSF zijn opgenomen in het document gedragsregels en is gepubliceerd op onze website.
• We hebben een aannamebeleid voor vrijwilligers. Dit houdt in dat:
  • Er voor aanstelling altijd een kennismakingsgesprek plaats vindt.
  • Er referenties gevraagd en gecheckt kunnen worden.
  • Er om een VOG gevraagd wordt (minimaal profiel 84 voor omgang met minderjarigen en/of profiel 85 mensen met geestelijke beperking).
  • De vrijwilliger verplicht is aangemeld te worden als relatie bij de KNVB, waardoor deze onder het tuchtrecht valt van de bond.

De vrijwilliger op de specifieke gedragsregels gewezen wordt die wij hanteren ter voorkoming van seksuele intimidatie voor de kwetsbare groepen. Deze kun je ook nalezen in onze algemene gedragsregels. De vrijwilliger is verplicht deze te kennen en te allen tijde na te leven.

Deze procedure beschrijft de werkwijze die we hanteren t.b.v. het bepalen voor en door wie een VOG aangevraagd dient te worden en de routing van de aanvraag tot opslag van het uiteindelijke VOG document. 

Voor wie dient een VOG aangevraagd te worden:

• Iedereen in de leeftijd van 18 jaar en ouder binnen onze vereniging die in zijn rol als vrijwilliger met kinderen en jongeren contact heeft.
• Iedereen van wie het bestuur aangeeft een VOG noodzakelijk te achten (zie wie bepaalt voor wie een VOG aangevraagd moet worden)

In principe is de gratis VOG bedoelt om ongewenst gedrag t.o.v. kinderen en zwakbegaafden terug te dringen en worden de functie aspecten “84 Belast zijn met de zorg voor minderjarigen” en “85 Belast zijn met de zorg voor (hulpbehoevende) personen, zoals ouderen en gehandicapten” getoetst. Maar in geval van bijvoorbeeld de aanstelling van een nieuwe penningmeester, kunnen ook andere functies getoetst worden zoals (crimineel) financieel verleden.

De persoon voor wie een VOG aangevraagd wordt, dient lid te zijn van onze vereniging. Dit is wel noodzakelijk omdat wanneer iemand aangemeld is als relatie bij de KNVB, ze verzekerd zijn door de KNVB wanneer zij in functie zijn, en, in relatie tot de VOG, vallen zij dan tevens onder het tuchtrecht van de KNVB. Dit laatste houdt in dat de vrijwilliger geacht wordt op de hoogte te zijn (gebracht) van de NOC*NSF regels omtrent ongewenst gedrag en om zich conform deze regels te gedragen.

• De technische commissie initieel, indien iemand aangesteld wordt binnen de jeugdafdeling. Veelal zijn dit trainers en begeleiders van teams. Maar ook leden van de TC of de begeleiders van activiteiten, toernooien e.d.
• Het bestuur initieel, indien iemand aangesteld wordt binnen de vereniging in een functie waarin de betreffende vrijwilliger te maken krijgt met risicogebieden. Dit kunnen barmedewerkers zijn maar ook zoals de eerder als voorbeeld genoemde kandidaat penningmeester.
• De secretaris i.s.m. de ledenadministratie routinematig, die op basis van de in “Sportlink” opgeslagen gegevens zelfstandig bepaald van wie de bestaande VOG verlopen is. Om de 3 tot 5 jaar dient een bestaande VOG geactualiseerd te worden.

• Technische commissie : De namen van de desbetreffende personen worden doorgestuurd naar de secretaris van het bestuur.
• Bestuur : De namen van de desbetreffende personen doorgegeven aan de secretaris.

De secretaris ontvangt de gegevens van de personen van wie een VOG aangevraagd dient te worden. Voordat de secretaris de daadwerkelijke aanvraag indient, stuurt zij een mail met vooraankondiging naar de betreffende persoon. Na 1 a 2 werkdagen wordt de VOG door de secretaris aangevraagd.

De te toetsen persoon ontvangt direct een uitnodiging van “Justis” om de aanvraag voor de VOG te bevestigen. Binnen 8 weken ontvangt de te toetsen persoon al dan niet zijn VOG via de post. De getoetste persoon levert de hardcopy VOG in bij de secretaris. 

In “Sportlink” wordt door de ledenadministrateur vastgelegd voor wie en wanneer de VOG verklaring is afgegeven. Het originele document wordt gescand zo dat we altijd een digitale copy hebben. De hardcopy wordt in een aparte map gearchiveerd.

Indien een VOG verlopen is, worden de digitale copy en hardcopy vernietigd zo snel als de ledenadministratie een geactualiseerd document ontvangen heeft of wanneer via de secretariaten het bericht komt dat de betreffende persoon niet meer in functie is.

Wanneer binnen 4 weken na het indienen van de aanvraag geen VOG door de desbetreffende persoon overlegd is, ontvangt deze een herinnering. Wanneer een getoetste persoon na 8 weken geen VOG kan overleggen, is hij of zij niet toegestaan zijn of haar functie uit te oefenen. Dit wordt door de secretaris gemeld aan het betreffende commissie welke dit met de desbetreffende persoon bespreekt.

De technische commissie wordt altijd door het bestuur geïnformeerd indien het niet toekennen van een VOG direct of indirect gevolgen heeft voor de jeugdafdeling.

Het kan voorkomen dat een aspirant vrijwilliger niet bereid is om medewerking te verlenen aan het verplicht overleggen van een VOG. In dit geval kan de aspirant vrijwilliger een persoonlijk gesprek aanvragen met de voorzitter of voorzitter technische commissie om zijn of haar keuze te onderbouwen. In principe komt de aspirant vrijwilliger niet in aanmerking voor de betreffende functie. Uiteindelijk beslist het bestuur, eventueel op basis van, en indien van toepassing, een advies van de technische commissie, of de aspirant vrijwilliger alsnog in aanmerking komt voor de vacature.

Het is alle betrokken functionarissen verboden om kwesties omtrent aangevraagde VOG’s buiten hun reguliere overleg met “derden” te bespreken. Een ieder dient te allen tijde de benodigde discretie in acht te nemen.

Yvette Vernooij

Januari 2019